Gestión del tiempo: ¿Cómo administrar tu recurso más valioso de forma efectiva?

Estoy segura de que alguna vez habrás escuchado hablar sobre el término ‘gestión del tiempo’, es un recurso de uso frecuente sobre todo en el área laboral.

Completar lo planeado en tiempo estipulado es una característica cada vez más destacada y valorada por todos, y en la actualidad se hace indispensable la gestión y organización del tiempo para lograrlo.

Gestión del tiempo

La gestión del tiempo es la capacidad que tienen las personas para administrar sus plazos de forma eficiente entre todas las actividades que deben hacer a lo largo del día.

Cuando hablo sobre las actividades que una persona debe hacer durante el día, me refiero a las diversas ocupaciones como el trabajo, los estudios, la familia, entre otras.

¿Por qué el tiempo es nuestro recurso más valioso?

Dependiendo de nuestra cultura el tiempo puede representar cosas muy distintas ¿Has escuchado alguna de estas frases?

En todos los casos las asociaciones que se hacen con el tiempo se refieren a los aspectos más importantes de nuestra vida y por eso resulta el recurso más valioso.

El tiempo es el medio para llevar a cabo cualquier cosa que deseemos y gestionarlo correctamente permitirá lograr los objetivos planteados de manera satisfactoria.

Gestiona tu tiempo sin morir en el intento

Te propongo iniciar este punto haciendo un ejercicio ¿te parece?… Okay, imagina que tienes una lámpara mágica y puedes pedir un deseo ¿cuál sería?

Conozco a varias personas que pedirían más horas en el día para cumplir con todas sus asignaciones, creo que yo misma tendría esa elección.

Lo que no tenemos en cuenta es que aún contando con más horas para seguir trabajando, también necesitaríamos de energía mental y corporal extra para continuar.

En el mundo real donde no tenemos una lámpara mágica que concede deseos resulta imposible extender las horas del día y nuestra energía no es inagotable, por lo tanto, lo único que podemos hacer es ser consciente de la realidad y estructurar nuestro día con base en lo factible.

Áreas de gestión del tiempo

Para comenzar a hacerte consciente de la realidad necesitarás determinar minuciosamente las áreas y ocupaciones que forman parte de tu rutina y el tiempo que inviertes en cada una de ellas.

A continuación te describo alguna de esas áreas, enfócate en las que apliquen según sea tu caso:

El contemplar estos aspectos por muy mínimos que sean es lo que realmente hace la diferencia entre una gestión efectiva y una deficiente, no hacerlo podría estropearte tu planificación y que queden muchas tareas sin finalizar.

En este punto no hablo sobre volverte un robot y tener incluso tu espacio de recreación rigurosamente cronometrado. Me oriento a que te sinceres sobre la cantidad de horas que necesitas para llevar las tareas a cabo y cumplir con tu agenda diaria.

Habilidades básicas para gestionar tu tiempo de forma efectiva

Además de determinar las áreas de tu vida donde inviertes el tiempo, es necesario desarrollar una serie de habilidades blandas, las cuales te ayudarán a minimizar el malestar emocional que genera el no cumplir con tus objetivos y la sensación de falta de tiempo, entre las cuales están:

Adaptación

La adaptación te permitirá tomar en cuenta los eventos cotidianos que en un principio pueden pasar desapercibidos pero que aun así modifican o restan tiempo de tus actividades.

Implica ser flexibles en la consideración de los eventos que no siempre tenemos presente pero que finalmente ocurren y debemos resolverlos. Esta habilidad nos ayudará ajustar nuestro cronograma diario de manera eficiente.

Conciencia

Tener conciencia de nuestra situación nos ayudará a pensar con claridad y honestidad cuáles son las actividades que debemos hacer en el día y el orden de prioridad que tiene cada una de ellas.

Esta habilidad va muy de la mano con la anterior, desarrollar la conciencia te permitirá adaptarte mejor a las situaciones y cambios.

Para desarrollar esta habilidad es importante tener identificadas las actividades que forman parte de tu rutina, además deberás delimitar y cuestionarte:

• ¿Cuáles debes hacer solo tú?
• ¿Son actividades compartidas?
• ¿Cuáles tienen días específicos?
• ¿En el trabajo hay alguna con fecha de entrega?

Tanto en tu hogar como en el trabajo es indispensable delegar tareas y este punto forma parte crucial de la conciencia, comprométete con lo que te corresponde y si es necesario delega a otros para cumplir con los objetivos a tiempo.

Organización

La organización es una habilidad muy útil y relevante cuando puedes combinarla con la conciencia y la adaptación. De nada te servirá ser un/a freak del orden y tener todo el día agendado si no eres consciente que todas tus ocupaciones más allá de las evidentes como el trabajo.

De cualquier manera, si la organización no es tu fuerte existen diversas herramientas que podrás utilizar.

Las aplicaciones como Microsoft To Do, Google Calendar, Trello, las notas en el móvil, Excel, entre muchas otras, o si eres más clásico/a una agenda física o una hoja de papel te servirán para organizarte y planificarte. En este punto es cuestión de experimentar qué te resulta mejor.

Recuerda al momento de organizarte:

• Tener en cuenta todas las actividades por muy simples que parezcan, agenda tu hora de almuerzo, el tiempo que tomas antes de salir de tu casa, lo que tardas en el traslado hasta tu trabajo, entre otras.
• Prioriza y delega tareas tanto en el trabajo como en los estudios o el hogar.
• Ten en cuenta que durante las actividades extensas siempre debemos tomar un pequeño break, 5 o 10 minutos para el movimiento muscular y descanso visual como pausa activa, es una de las recomendaciones de la OMS para presevar nuestro estado de salud.

Como verás es extensa la lista de actividades que hay que hacer en el día a día y muchos son los casos en donde el tiempo que disponemos no es suficiente para culminarlas todas.

Lo que importa es ser honesto con el tiempo que necesita cada actividad para que las puedas organizar en tu día y tu semana.

Es preferible saber que un día no podrás disponer de tiempo en alguna tarea porque hay que hacer otra de mayor urgencia y planificarla para otro día, que ponerla en tu agenda con la esperanza de hacerlo, no lograrlo y terminar frustrándote.

Recuerda que no tendrás tiempo para resolver todo durante un solo día y por eso es muy importante priorizar las tareas según su urgencia e importancia y trazarte metas diarias, semanales y mensuales.

Conclusión

La gestión del tiempo es un proceso que puede llegar a ser un poco largo, es natural que nos abrumemos con todas las actividades que forman parte de nuestro día y los plazos tan complicados de cumplir. La velocidad con la que se maneja el mundo actual es dura de mantener.

Este es tu proceso y lo importante es que te sientas cómodo mientras lo vas transitando, establece un día a la vez y lo que no te funcione hoy cámbialo e inténtalo de forma distinta mañana hasta que puedas encontrar la clave que se adapte a ti.

Adáptate, toma conciencia y organízate.