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Teletrabajo: Cómo adaptar tu modelo de negocio y qué herramientas utilizar

Mesa con ordenadores y espacio para trabajar

El teletrabajo se ha convertido en una práctica muy común en el mundo actual, ya que para muchos de los empleados resulta una metodología conveniente. Esta modalidad les permite ahorrar el tiempo de traslado hasta su oficina, así como, ayudar a equilibrar la vida personal y el trabajo.

Debido a la pandemia, muchas compañías tuvieron que cambiar su estilo de trabajo abruptamente al Home Office, no obstante, siguen luchando con el desconocimiento de las herramientas más adecuadas para su éxito.

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Por ello, en este artículo te informaremos sobre lo que debes considerar antes de establecer esta modalidad en tu empresa, así como las herramientas digitales necesarias para una gestión exitosa.

Ventajas e inconvenientes del teletrabajo

A partir del análisis de diversas estadísticas provenientes del INE y Randstad, en España, se concluyó que para el año 2019 un 22,3% de la población contaba con la disponibilidad de realizar su trabajo desde casa.

Durante la pandemia, se vivió un forzoso incremento de dicho porcentaje y se espera que continúe subiendo en los próximos años.

Fuente: Epdata.com

Basándonos en lo anterior, se plantea que la productividad a raíz del teletrabajo, puede incrementar en niveles que van del 5 % hasta el 25%. Partiendo de estos datos englobamos algunas ventajas e inconvenientes de dicha modalidad:

Ventajas y desventajas del teletrabajo
Ventajas y desventajas del teletrabajo (Fuente: Elaboración propia)

Digitalización del trabajo

Para estructurar una empresa en el modelo de teletrabajo es indispensable tener en cuenta ciertas consideraciones, y una de las más importantes es la digitalización de los procesos.

A partir de la digitalización, se podrá ejecutar cualquier acción relacionada con las labores del trabajo desde casa. A pesar de ser un proceso imprescindible, también resulta un proceso complejo de implementar.

Ten en cuenta que son muchas las áreas de la empresa que deben adaptarse a la digitalización. Por lo tanto, los trabajadores deben estar dispuestos a colaborar en conjunto para lograrlo.

Mujer utilizando el ordenador para su home office
(Fuente: Surface:Jk7OGT8s63o / Unsplash.com)

Para comenzar, es necesario conocer y delimitar los departamentos y funciones de la empresa:

  • Recursos humanos.
  • Dirección general.
  • Marketing.
  • Administración.
  • Ventas.
  • Producción
  • Logística.

Partiendo de ellas y de las necesidades para su desarrollo se deberá ubicar la herramienta digital apropiada.

Desde el ejemplo de la PYME española materialesdefabrica.com, la cual inició su actividad hace aproximadamente una década con 3 trabajadores, y actualmente cuenta con una plantilla de más de 40 trabajadores quienes disponen de la modalidad de teletrabajo.

Nos han brindado algunas recomendaciones de programas que les funcionan actualmente para implementar el teletrabajo de manera efectiva en las áreas que pueden desempeñarse en remoto.


Recursos humanos

Recursos humanos conforma un pilar fundamental de la empresa, el motivo es que se trata de quienes se encargan de gestionar todo lo relacionado con el personal de la organización.

Procesos de programa para gestión de RRHH: Administración de CV, reclutamiento de personal, control de horarios en la digitalización del teletrabajo
Automatización y digitalización de procesos de recursos humanos (Fuente: Jaydeep_/33:4783430 / Pixabay.com)

Para ello, una herramienta que pude ayudar en este aspecto es Factorial, con ella se puede controlar entre muchas otras funciones:

  • Las ausencias.
  • Los horarios.
  • Evaluar el desempeño.
  • Realizar nuevas contrataciones.

Comunicación interna

Para el teletrabajo es indispensable contar con un canal seguro de mensajería, el cual permita llevar a cabo la comunicación interna de la empresa.

Asimismo, el intercambio de ideas entre compañeros influye tanto en el trabajo de equipos como en el resultado final del proyecto o producto, en consecuencia se debe disponer de un canal práctico y seguro para hacerlo.

Chat de slack con mensajes para comunicación entre empoleados con modalidad de teletrabajo
Herramientas para la comunicación interna entre miembros de la empresa (Fuente: PankajPatel: OXkUz1Dp-4g / Unsplash.com)

En este sentido, las herramientas como Ring Central o Slack resultan una excelente alternativa para llevar a cabo este tipo de comunicación, ya que con ellas podrás:

  • Crear distintos grupos o canales de comunicación.
  • Categorizar a los distintos equipos de trabajo y facilitar el intercambio de mensajes.

Comunicación externa

Para la comunicación con clientes o socios, una de las herramientas primordiales son las plataformas de correo: Outlook, Gmail o Helpscout que representan programas muy útiles y funcionales.

Página de Gmail y mails de clientes durante el teletrabajo
Plataformas de Email para comunicación con clientes (Fuente: Hostreview:3Mhgvrk4tjM / Unsplash.com)

Gestión del tiempo

Durante el teletrabajo es esencial mantener el control de las horas trabajadas, tanto para no excederse como para no faltar con los tiempos y objetivos de la empresa.

Brazo de hombre con reloj y ordenador para monitorear el tiempo de trabajo
Monitoreo del tiempo trabajado (Fuente:Bradneathery:nPy0X4xew60 / Unsplash.com)

En este aspecto, la herramienta Time Doctor permite llevar un registro claro de las horas trabajadas y el tiempo que se dedica en cada proyecto con el fin de medir el rendimiento del personal.

Reuniones virtuales

Las reuniones virtuales conforman una de las formas para mitigar la falta de contacto físico e interacción con los compañeros de trabajo, para estos casos las videollamadas pueden ser de gran ayuda.

Videollamada entre compañeros de trabajo
Videollamadas para facilitar la comunicación entre equipos (Fuente: Surface:HJgaV1qjHS0 / Unsplash.com)

Las conferencias facilitan el entendimiento entre los involucrados, del mismo modo, representan una forma de preservar la cotidianidad y la comunicación verbal fluida.

Las plataformas más comunes son Zoom, Google meet o Skype.

Recursos compartidos y trabajos colaborativos

Los recursos compartidos son un tema muy importante para cualquier organización, y deben poder estar al alcance de quien lo requiera en el momento necesario sin demasiada complejidad.

Por lo tanto, las grandes empresas adquieren o crean sus propios software con la finalidad de mantener sus documentos a salvo y disponibles.

Ordenador con archivos de recursos compartidos en el teletrabajo
Plataformas para trabajar en conjunto y resguardar archivos (Fuente: Sigmund:59yRYIHWtzY / Unsplash.com)

En el caso de las PYMES es común el uso de plataformas como Google Drive, OneDrive o SharePoint.

Estas herramientas facilitan el resguardo de archivos importantes mediante claves de acceso que son otorgadas a los miembros según corresponda. Así mismo, permiten desarrollar proyectos de forma conjunta entre varios participantes al mismo tiempo.

Organización y asignación de tareas y proyectos

El teletrabajo tiene como premisa inicial la independencia del trabajador y la autogestión del tiempo, por lo tanto, se hace necesario elaborar dashboards donde se puedan visualizar los proyectos y sus encargados.

Trello es una herramienta que te permitirá lograrlo.

Un dato importante a tener en cuenta es que Trello se puede sincronizar con la herramienta de Time Doctor, de esa forma, podrás llevar control directo de las tareas de cada trabajador en relación con el tiempo y desempeño de cada uno en su labor en remoto.

Otras herramientas útiles

Web interna con guías de procesos y respuestas a dudas frecuentes

Los emprendedores de materialesdefabrica.com crearon una web interna con todo tipo de guías que explican cada proceso de la empresa, donde se presentan ejemplos, capturas de pantallas y dudas frecuentes.

De esta forma, el trabajador logra orientarse en caso de tener un inconveniente y no poder resolver la duda con algún compañero.

Esta alternativa resulta muy práctica para la resolución de percances, debido a que el empleado tiene a su alcance guías de apoyo personalizado, con dudas comunes para resolver su interrogante en el momento.

Lightshot

Es una herramienta para facilitar capturas de pantalla que permite tener una estructura visual de cualquier inconveniente que se pueda presentar.

Tener imágenes del problema ocurrido permitirá que al comunicarlo a algún compañero sea más sencillo de comprender.

LanguageTool

Es un software útil y eficaz para monitoreo y corrección de ortografía, que señala las faltas de ortografía en casi cualquier plataforma o aplicación.


Otras consideraciones sobre el teletrabajo

  • Es muy importante asegurarse de que los trabajadores cuenten con una buena velocidad de internet en casa, para desempeñar sus funciones sin interrupciones.
  • Es necesario corroborar que el trabajador tenga acceso a un ordenador propio o que la empresa cuente con los recursos para proveerlo.
  • Se debe dotar a los empleados con el equipamiento para el desempeñó del teletrabajo con comodidad, resaltando el mueble escritorio, una silla ergonómica y los accesorios necesarios para desarrollarse en el Home office de manera idónea.

Resumen

La principal lección que pudimos adoptar de la pandemia es que debemos estar preparados lo mejor posible para los contratiempos, y es muy importante poder encontrar la solución y oportunidad de crecimiento en estos casos.

A pesar de que tu empresa no cuente con modalidad de teletrabajo, operar a diario con herramientas que permitan hacerlo será de gran ayuda para estar prevenidos ante cualquier tipo de modificación en el contexto laboral.

Como resultado, estas acciones te facilitarán parte del trabajo, logrando ser más productivos y contando con ciertos automatismos que evitarán tareas rutinarias manuales.

Artículo escrito por:

Michelle Hernández

Miembro del equipo de Comunicación y Marketing de Materialesdefabrica.com y Habitium.com.

Formación: Licenciada en Psicología – Máster en Neuromarketing y Big data. Entusiasta en constante aprendizaje, amante de viajar, probar nuevas comidas y de explorar lugares.

Contacto: comunicacion@materialesdefabrica.com

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